9. Dienstverlening en bedrijfsvoering

Programma

Centraal in dit programma staat dat de ambitie voor en vanuit de stad leidend is voor de vormgeving van onze dienstverlening en bedrijfsvoering. In de ontwikkeling naar een samenlevingsgerichte organisatie zijn onze betekenis en toegevoegde waarde voor de stad belangrijke richtsnoeren. De uitvoering van onze taken voor burgers en bedrijven komen tot uitdrukking in de programma's 1 tot en met 8. Het verbeteren van de integrale dienstverlening gemeentebreed hangt nauw samen met de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering en zijn samengevat in dit programma. Zo wordt beoogd integraal te sturen op ontwikkelingen, beleid, doelen en indirecte kosten. Dit is nodig om de effecten van de doorgaande lijn van flexibilisering en van maatschappelijk verantwoord acteren op een doelmatige wijze te verwerken in een passende stabiele dienstverlening, bedrijfsvoering en ondersteuning.

Het programma dienstverlening en bedrijfsvoering is in ontwikkeling om uiteindelijk over 2 jaar een goede basis te vormen voor sturing en afweging van onze strategie, doelen, indicatoren en budgetten.

Programma

Ambities binnen huidige programma

Ambitie 9.1 De gemeente Zwolle heeft een lenige en wendbare organisatie die op verschillende manieren werkt met én voor de stad Ambitie 9.2 De Gemeente Zwolle behoort in 2020 tot de 10 meest gastvrije en best presterende gemeenten van Nederland als het gaat om dienstverlening aan inwoners en ondernemers Ambitie 9.3 De gemeente Zwolle heeft een maatschappelijk verantwoorde organisatie Ambitie 9.4 De gemeente Zwolle werkt doeltreffend

Financiën

Baten en Lasten (bedragen x € 1.000)			- = nadeel; + = voordeel
	Lasten	Baten	Reserves
			storting in	onttrekking uit
Vastgestelde begroting	42.321	11.301	739	512
+ Mutaties projecten
+ Begrotingswijzigingen	3.222	737	1.032	1.892
Begroting t/m december	45.543	12.038	1.771	2.404
- Jaarrekening	46.932	13.913	2.150	2.272
Gerealiseerd resultaat doelen programma 9	-1.389	1.875	-379	-132
Saldo					-25

	Vastgestelde begroting	Begrotings-mutaties	Begroting t/m december	Jaarrekening	Saldo
Management	4.305		4.305	4.423	-118
Secretariaten	1.846	-24	1.822	1.777	45
Overige functies	12.398	919	13.317	13.155	162
Huisvesting	5.862	-240	5.622	4.888	734
ICT	4.462	263	4.725	5.276	-551
Wagenpark	229	-9	220	191	29
Ov. kosten / Dekking overhead	-1.960	716	-1.244	-898	-346
resultaat bedrijfsvoering				263	-263
ONS (zie onderstaande specificatie)	4.105		4.105	3.822	283
Saldo	31.247	1.625	32.872	32.897	-25

Toelichting:

Management -€ 118

loonkosten voor een medewerker die vrijgesteld is van werk tot aan pensionering beïnvloeden het resultaat negatief.

Secretariaten +€ 45k
Een voordeel op de loonsom van € 45k op de gezamenlijke secretariaten

Overige functies +€ 162k
Een voordeel op de kosten (m.n. loonsom) van de ondersteunende afdelingen.

Huisvesting & Facilitair + € 734k
Op de gezamenlijke post huisvesting en facilitair is een voordeel van € 734k ontstaan, deze zijn als volgt te verdelen

De gemeentelijke huisvestingspanden (Stadhuis en Stadskantoor) laten een voordeel zien van gezamenlijk € 381k. Dit wordt veroorzaakt door:
- De (tijdelijke) verhuuropbrengst van een deel van het Stadhuis aan de Stadkamer; € 150k.
- Lagere kosten voor dagelijks onderhoud van het Stadhuis; dit in afwachting van de aanstaande herinrichting in 2018; € 110k.
- Lagere kosten voor Gas, Water en Electra, dit heeft deels te maken met een voordelige eindafrekening uit 2016 (€ 60k) en deels door lager uitvallende kosten over de hele lijn € 60k.
De facilitaire kosten vallen in 2017 € 265k lager uit:
- Diverse aanbestedingen (o.a. uit 2016) hebben geleid tot een voordeel; Het betreft de posten: Repro, Post, gebruik multifunctionals en kantoorbenodigdheden; gezamenlijk € 150k
- Een voordeel op aanschaf en onderhoud meubilair á € 60k; dit ook in afwachting van de verbouw van het Stadhuis.
- Diverse kleine voordelen op BHV, Logistiek advies en verhuur; samen € 55k
Ook de kosten van de panden waarin o.a. de SWT’s en Archeologie zijn gehuisvest en de Gemeentewerf zijn lager uitgevallen dan begroot; een voordeel van € 88k.

ICT -€ 551k
Een negatief saldo van € 550k. De standaard exploitatiekosten (onderhoud) van Software veroorzaken dit tekort. Dat is met name het gevolg van grote prijsstijgingen in de ICT die niet overeen komen met de in de begroting gehanteerde index en de aanschaf van I-burgerzaken en Civision.

Overige Bedrijfsvoeringkosten / Dekking overhead - €346k
De 2 componenten “overige bedrijfsvoeringkosten” en “dekking overhead” zijn samengevoegd, omdat ze complementair zijn, ook wel “communicerende vaten” zijn.

Het resultaat van de alle afdelingen, niet zijnde ondersteunende afdelingen, laat een negatief resultaat zien van € 346k. Daar liggen een aantal oorzaken aan ten grondslag:
- Extreem hoog ziekteverzuim bij de afdeling Wijkbeheer: -€ 120k
- Over de hele lijn is duidelijk dat het werk aantrekt en daardoor ingehuurd moet worden. Daar staat, met name voor de afdelingen die declarabel zijn, een hogere dekking overhead vanuit Projecten en Grexen tegenover: Een groot deel van deze extra kosten wordt daardoor gecompenseerd: per saldo -€ 226K.

Resultaat bedrijfsvoering - € 263k
Het positieve saldo op de totale bedrijfsvoering is vastgesteld op € 263k, hetgeen leidt tot een storting in de bedrijfsvoeringreserve (zie ook onderstaand: bepaling resultaat).

ONS (Zwols deel) + € 283k
Op de kosten van ONS is een voordeel gerealiseerd van € 283k; op het maatwerk een voordeel van € 60k. Tevens zijn de verwachte hoge kosten (€ 70k) uit 2016 v.w.b. VMWare er niet gekomen; ONS heeft een goedkopere deal kunnen sluiten. De uiteindelijke aanrekening Standaardwerk is € 140k lager uitgevallen dan begroot. De komende jaren vervalt echter het ingroeimodel, zodat budget en kosten gelijk getrokken gaan worden.

Totaal resultaat:
Verklaring bovenstaand resultaat

Saldo voor storting Bedrijfsvoeringreserve + € 238k
Storting Bedrijfsvoeringreserve - € 263k

Saldo -€ 25k

Dit saldo moet verrekend worden met de volgende zaken in andere programma’s

Ambtsjubilea (cao-gevolgen); t.l.v. algemene middelen + € 114k
Bommenregeling t.l.v. algemene middelen + € 54k
Teruggaaf incidentele formatie (Strategische opgaaf) - € 143k

Saldo + € 25k

Bovenstaande bedragen zijn inclusief de begroting van het ONS:	Begroting t/m december	Jaarrekening
afdeling Inkoop	1.111	1.434
afdeling PSA	1.386	1.315
afdeling ICT	4.866	7.039
overige ICT-kosten	4.595	1.777
algemene organisatiekosten	1.613	1.558
subtotaal kosten via ONS	13.571	13.123
af: bijdragen Provincie en Kampen	8.067	8.921
af: doorschuifBTW aandeel Zwolle	477	0
af: stelpost	545	0
af: omgekeerde dienstverlening Zwolle-ONS	377	380
Gesaldeerde bijdrage gemeente Zwolle in ONS	4.105	3.822

Toelichting:

Project	Restant-	Mutaties	Besteding	Restant-
	krediet	krediet		krediet
	1-1-2017	2017	2017	31-12-2017
Overige functies:
Ontwikkelvermogen strategie	32		13	afgesloten
Veranderplannen	64		13	afgesloten
Huisvesting:
Herinrichting Stadhuis	6.002	82	157	5.927
VVI 08 Thorb/Willebr.zaal	152			152
VVI 2010 meubilair	30			30
Aanpassing TAK-zaal		140	113	27
Herinrichting SK-4e verdieping		1.537	1.362	175
Stadhuis en Stadskantoor Duurzaamh.	518			518
Stadhuis, verduurzaming		1.640		1.640
Het Nieuwe Werken	472	-475		afgesloten
ICT:
ICT-projecten (MPI) via Zwolle	2.318	3.405	3.617	2.117
Wagenpark:
Wagenpark	355		113	242
Wagenpark aanschaf electr.auto's		61	61
ONS:
ICT-projecten via ONS	455	836	1.028	263
Totaal	10.398	7.226	6.477	11.091

Toelichting:

Overige functies: beide projecten zijn afgerond; het restant is toegevoegd aan de bedrijfsvoeringreserve Algemeen.

Huisvesting: De herinrichting Stadhuis/ Duurzaamheid SH en SK en verduurzaming SH zijn op 1-1-2018 gestart.
Aanpassing TAK-zaal zit in de afrondende fase (wordt in 2018 afgesloten); datzelfde geldt voor herinrichting SK4.
Het restant krediet van HNW ad 472k is bij raadsbesluit 15-6-2015 ingezet ter dekking van het krediet herinrichting stadhuis.

Van de ICT projecten is 12k afgesloten.

Programma's

9. Dienstverlening en bedrijfsvoering